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Cuando tu flota crece, es posible que algunos de tus procesos establecidos ya no sean tan eficaces como cuando empezaste. Por ello, los gestores de flotas deben estar al día de las nuevas estrategias y soluciones empresariales para flotas.
Una auditoría de la flota sería la mejor opción para determinar qué áreas hay que abordar para mejorar. La auditoría te informará del rendimiento general de la empresa de flotas. Te proporcionará una excelente oportunidad para examinar tu empresa bajo una luz totalmente nueva.
Por otro lado, las auditorías pueden llevar mucho tiempo a otros gestores de flotas, por no hablar de la magnitud y amplitud de las responsabilidades que conllevan. Sin embargo, desconocen que existen técnicas sencillas para ejecutar una auditoría de flota con los máximos resultados.
Con este propósito en mente, hemos recopilado una lista de los elementos clave que hay que tener en cuenta a la hora de realizar una auditoría completa del rendimiento de la flota.
Asegúrate de que los documentos legales están actualizados
Los grupos de patrulla de carretera dan prioridad a la seguridad, y la documentación legal de los automóviles es la base principal de un vehículo seguro. ¿Por qué? La documentación de transporte acredita el cumplimiento de las normas por parte de la unidad. Además, antes de recibir estos certificados, los vehículos se someten a exámenes para garantizar que todos los componentes están en buen estado de funcionamiento y no suponen ningún peligro para nadie en la carretera.
Como gestor de flotas, debes garantizar constantemente que se realizan y documentan todas las comprobaciones esenciales de los vehículos.
Además, los conductores deben tener los certificados y permisos de conducir vigentes para manejar los vehículos de la empresa. Si es posible, deben realizarse otras comprobaciones, como pruebas de drogas/alcohol, formularios fiscales y evaluaciones de rendimiento.
Comprueba los datos del vehículo
Aunque la mayoría de la gente considera que los conductores son el aspecto más crucial de una flota de camiones, también es fundamental mantener actualizada la información sobre tus vehículos. No puede haber un medio de transporte sin vehículos.
Profundizar en el registro y mantenimiento de los datos de los vehículos puede ayudarte a evaluar su rendimiento y determinar si son un activo o un problema. En pocas palabras, ¿es tu camión rentable para la empresa?
Por ello, asegurarte de que tienes un sistema para registrar y almacenar los datos de los vehículos de la flota y evaluar los datos anteriores es un buen primer paso en cualquier auditoría. Mantén una estructura clara para almacenar y conservar documentos como inspecciones, órdenes de trabajo, hojas de horas y otros papeles.
Considera la posibilidad de actualizar la nueva tecnología
Los dispositivos telemáticos pueden recoger datos de los vehículos en el trabajo, como el seguimiento por GPS, la planificación de rutas, el comportamiento del conductor y las lecturas del cuentakilómetros. Aunque algunas piezas de tecnología son obligatorias, otras soluciones opcionales pueden simplificar considerablemente tu trabajo.
La mayoría de las flotas utilizan algún tipo de tarjeta de combustible para gestionar sus gastos de combustible, y aunque el gobierno exige estos dispositivos, querrás asegurarte de que les sacas el máximo partido.
La auditoría de las operaciones de la flota en cuanto a información, cumplimiento y registros ayuda a la gestión de riesgos y garantiza que la flota funcione de forma eficiente y económica. Los gestores de flotas son los encargados de garantizar que éstas funcionen sin problemas.
Aunque la auditoría de la flota puede parecer tediosa, puede simplificarse, y los empleados pueden gestionarse con precisión y cuidado. El rendimiento de los conductores puede medirse mediante diversos parámetros, como la eficiencia del combustible, el tiempo de reparación y la velocidad. Para demostrar que te preocupas, lo mejor es investigar los sistemas de gestión de flotas y comunicarte eficazmente con tus empleados.