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Como gestor de flotas, el mantenimiento de tus vehículos es sólo una parte de la batalla. Además de los programas de mantenimiento, el mantenimiento de registros y el seguimiento de los gastos, tienes que gestionar a las personas que interactúan con tu flota. Tienes que saber quién conduce cada vehículo, si sus certificaciones o licencias están al día, y asegurarte de que todos tienen la documentación adecuada. ¿Te duele la cabeza sólo de pensar en esto? No te preocupes, con las herramientas y procedimientos adecuados, todo puede ser manejable.
En este artículo, nos centraremos específicamente en lo que debes tener en cuenta si gestionas una flota. Las regulaciones pueden variar de un país a otro, pero aquí está lo esencial de lo que necesitas saber.
Documentación en cada vehículo
Para cada vehículo de la flota, debes tener información de la etiqueta / título y la documentación del seguro en la mano, independientemente de quién está conduciendo. Si tienes un grupo de vehículos, entonces es mejor mantener esta información en un lugar común para que sea fácil de encontrar. Por supuesto, cada conductor que maneja un vehículo va a necesitar tener su carnet de conducir a mano y debe estar al día. Es útil almacenar una copia de la licencia, junto con la fecha de renovación en un sistema de gestión de flotas. De esta manera, puedes establecer recordatorios automáticos y mantener a los conductores al día en sus permisos.
Programa de mantenimiento
Como gestor de la flota, también tendrás que demostrar que tu empresa cuenta con un programa de mantenimiento de los vehículos regular y que se sigue adecuadamente. La clave aquí es automatizar tanto como sea posible este programa. Establecer recordatorios recurrentes que envíen correos electrónicos a tus conductores es la mejor manera de llevarlo. Un software de gestión de flotas te permitirá demostrar fácilmente que existe un calendario y que se ha seguido en tiempo y forma.
Registros de accidentes y siniestros
Si un vehículo de tu flota se ve involucrado en un incidente, es imperativo que documentes minuciosamente todos los detalles importantes y los guardes para tu registro. Las fotos, los informes de accidentes, las partes implicadas y cualquier procedimiento legal documentado son estupendos para tenerlos a mano. Puedes almacenar esta información online, para que sea accesible en cualquier momento, y también tener copias impresas en la oficina.
Información sobre los conductores
Hay que mantener en todo momento registros actualizados sobre las certificaciones de los conductores, sus cualificaciones y su historial de rendimiento. Tu empresa es responsable de las acciones de tus conductores, por lo que puedes ser considerado responsable si un conductor que no cumple con las normas si está operando un vehículo de la empresa. En lugar de buscar esta información cada vez que la necesites, hazlo de forma sencilla guardando todo en una ubicación de fácil acceso. El almacenamiento de archivos basado en la un software en la nube es una gran solución para esto.