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Gestión de datos de la flota
Independientemente de que tengas uno o 1.000 vehículos en tu flota, es importante tener a mano los datos y registros de tu flota. En nuestro mundo digital, muchos gestores de flotas siguen confiando en las hojas de cálculo, el archivado en papel o incluso las notas adhesivas para hacer un seguimiento de la información importante sobre el mantenimiento, el combustible, los gastos y el rendimiento de los vehículos. Sencillamente, estos métodos manuales no funcionan.
Los informes en papel no sólo se extravían o descartan fácilmente, sino que estos métodos de seguimiento dificultan enormemente la colaboración en equipo. Intentar colaborar en un informe con varios miembros del equipo podría dejarte con numerosas versiones de un documento o con datos incorrectos y obsoletos. Y lo que es peor: ¿qué pasa si un empleado renuncia sin entregar su información confidencial?
Los datos son la clave cuando se trata de controlar la eficiencia y la rentabilidad de tu flota, por lo que los informes actualizados y detallados son una necesidad decisiva. El software de gestión de flotas te permite almacenar todos los vehículos de la empresa en un sistema centralizado en el que los miembros del equipo pueden visualizar, actualizar y analizar todo lo que hace que tu operación funcione sin problemas.
Mantenimiento rutinario
El mantenimiento preventivo y rutinario es crucial y, si se omite, puede añadir kilómetros de desgaste a tus vehículos. Confiar en que los conductores te informen de cuándo hay que hacer el mantenimiento no siempre funciona.
«Jefe, se me ha olvidado decirle que mi camión lleva 5.000 km de retraso en el mantenimiento. Quería decírtelo la semana pasada»
Utilizar un software de mantenimiento de flotas que pueda enviarte a ti, el gestor de la flota, un correo electrónico antes de que un vehículo de la empresa alcance el kilometraje que has establecido puede reducir drásticamente los gastos de mantenimiento a largo plazo. ¿Quieres asegurarte de que un vehículo concreto vaya a mantenimiento cada 8.000 km? No hay problema. Recibes una notificación cada vez que ese vehículo llega a una revisión programada.
Reducir el mantenimiento prematuro o innecesario mediante datos en tiempo real puede reducir los costes de mantenimiento de la flota casi a la mitad y permitirte trazar datos a lo largo del tiempo, mejorando la eficiencia y el rendimiento generales.
Entradas y recibos de combustible
Depender de las facturas periódicas de tu proveedor de combustible para conciliar los recibos de combustible recogidos y entregados por tus conductores puede ser un dolor de cabeza. Cotejar estos costes de combustible lleva tiempo, y los conductores pueden incluso perder los recibos por el camino.
Software de mantenimiento de flotas
Dado que el combustible es uno de tus mayores gastos, es imprescindible disponer de datos detallados sobre el combustible por vehículo. Un software de mantenimiento de flotas que se integre con tus tarjetas de combustible puede cargar automáticamente todos los recibos de combustible de tu proveedor, permitiéndote hacer un seguimiento de tus gastos diarios. Esta información puede utilizarse para actualizar el kilometraje de servicio rutinario de tu flota y hacer un seguimiento de los kilómetros por litro (y asegurarse de que no se producen robos).
Los datos de combustible actualizados pueden permitirte entender mejor tus costes de combustible, midiendo la eficiencia a lo largo del tiempo y entre los vehículos. El software de mantenimiento de flotas calcula automáticamente tus kilómetros por litro, permitiéndote controlar fácilmente la distancia entre repostajes y el coste por kilómetro.
Reparaciones
¿Alguna vez has tenido que repetir una reparación en un vehículo mucho antes de lo que debías? Lo creas o no, ¡suele ocurrir! Por desgracia, no todos los proveedores son honestos, y almacenar las facturas de mantenimiento en un archivador puede hacer casi imposible el seguimiento del historial de reparaciones y los costes de toda la flota.
Un software de mantenimiento de flotas puede almacenar la información de los proveedores, los costes de las reparaciones, las fechas y el kilometraje para que sea accesible en cuestión de segundos. En lugar de rebuscar en facturas antiguas, podrás visualizar todas las actividades de mantenimiento de la flota en un solo lugar. Así, la próxima vez que un proveedor intente realizar una tarea de mantenimiento antes de su vencimiento, podrás acceder instantáneamente a los registros, programar adecuadamente el mantenimiento y recuperar los costes.
Informes y ahorro de costes
Como gestor de flotas, es importante informar regularmente a la dirección sobre el rendimiento de tu flota. Puede llevar horas recopilar los datos de la flota en un informe profesional para mostrar a la dirección cuánto estás gastando y ahorrando.
Con un sistema de gestión de flotas, esta información puede obtenerse en cualquier momento, permitiéndote trazar cualquier periodo de tiempo para un vehículo o grupo de vehículos (por ejemplo, ver un gráfico que muestre los gastos de reparación de toda tu flota en comparación con el mes anterior). También puedes exportar los datos de la flota en segundos para utilizarlos en informes o proyectos específicos.
¿Cuál es el valor de recoger y utilizar los datos de la flota?
Te ahorra tiempo y dinero. Un sistema de gestión de flotas puede ayudarte a almacenar, analizar y poner los datos en acción.