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Para muchas flotas pequeñas y medianas, la carga de las operaciones diarias se cierne sobre ellas. Los presupuestos son ajustados, tu equipo directivo probablemente lleva muchos sombreros y los gastos de gestión de la flota pueden parecer abrumadores.
A estas alturas, no es raro que hayas investigado la posibilidad de externalizar totalmente la gestión de tu flota. De hecho, las flotas de pequeñas empresas suelen encajar bien en las soluciones de gestión de flotas externalizadas.
En este artículo, queremos dedicar unos minutos a ayudarte a navegar por este nuevo mundo de la gestión de flotas por terceros.
En primer lugar, ¿qué es la gestión de flotas por terceros?
Dependiendo de a quién le preguntes, la gestión de flotas por terceros es una de las próximas grandes cosas del sector de las flotas. En muchos sentidos, un proveedor de gestión de flotas por terceros es exactamente lo que parece: un servicio gestionado que supervisa las operaciones diarias de tu flota. Esto puede incluir la implantación y gestión de un programa de mantenimiento planificado, la supervisión y optimización de los comportamientos de los conductores y el uso de un software de gestión de flotas propio del proveedor para gestionar las órdenes de trabajo y el inventario.
La conclusión es que cuando contratas a un proveedor externo de gestión de flotas, estás descargando una gran parte de tus operaciones prácticas diarias a una organización externa.
¿Debes externalizar las operaciones de gestión de la flota?
Se trata de una pregunta muy complicada que depende de un amplio abanico de factores. Según Ameco, una empresa de soluciones de herramientas para equipos móviles para los mercados de la construcción y la industria, si no hay al menos 1.500 horas de trabajo al año para un mecánico, probablemente no merezca la pena mantener a esa persona en nómina. En resumen, para las flotas más pequeñas con presupuestos limitados, la gestión de flotas por terceros suele considerarse una buena inversión.
Algunas de las mayores ventajas de la subcontratación son…
Ahorro de costes
No es ningún secreto que la gestión de una flota es cara. La externalización de las operaciones de la flota puede reducir significativamente los costes asociados a las horas de trabajo necesarias para llevar a cabo muchas tareas de gestión de inventarios, mantenimiento y RRHH. En muchos casos, los proveedores de gestión de flotas de terceros también ofrecen el alquiler de vehículos de la flota, por lo que el coste de propiedad de tu flota se descarga completamente en el proveedor de servicios.
Mejora del rendimiento de la flota
En el caso de las flotas más pequeñas, el personal administrativo tiende a llevar varios sombreros. Aunque esto es un mal necesario para muchos, puede desviar la atención de las tareas empresariales fundamentales que son esenciales para el crecimiento en las primeras etapas de una flota. Contratando a una empresa de gestión de flotas externa, puedes descargarte del tiempo, la experiencia y las tareas que requieren muchos recursos, para que puedas centrarte directamente en el crecimiento de tu negocio.
Riesgo mitigado
El cumplimiento de la normativa es complicado de manejar. Algunos incumplimientos pueden suponer millones de dólares en multas y gastos legales. Para una flota más pequeña, un solo paso en falso en el cumplimiento de la normativa puede dejarte fuera del negocio. Al subcontratar las operaciones de gestión de tu flota, pagas por la experiencia en cumplimiento de la normativa de gestores de flota experimentados que se asegurarán de que tu flota esté totalmente en regla.
Las posibles desventajas de la externalización de las operaciones de la flota
Minimización de la responsabilidad
Por muy implicado que esté un proveedor de gestión de flotas externo, sigues siendo responsable de cualquier cosa que vaya mal. En otras palabras, estás descargando la carga de trabajo, no la responsabilidad. Por ejemplo, si tu proveedor de gestión de flotas implanta un programa de seguridad de flotas que infringe las leyes de cumplimiento normativo, tú tienes que pagar la factura, no tu proveedor.
Cuellos de botella en la comunicación
Cuando tienes un gestor de flotas interno, tus conductores, mecánicos y personal administrativo tienen una línea de comunicación directa. Esto ayuda a agilizar la correspondencia, especialmente a la hora de resolver problemas. Con un servicio gestionado, rara vez existe una línea directa. Tu equipo tendrá que comunicarse a través de ti o de los guardianes del proveedor. El resultado puede ser que los problemas graves de gestión de la flota se pierdan en la traducción o no se aborden en absoluto.
Tanto si decides asignar tu presupuesto de gestión de flotas a un puesto interno como a una empresa externa, es esencial entender cómo funciona tu flota. Al fin y al cabo, tanto si diriges un taller pequeño como uno grande, no hay nada que pueda sustituir a una potente solución de gestión de flotas.