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Cuando se trata de las operaciones diarias de la flota, las inspecciones de vehículos son una pieza vital (y a menudo necesaria) del rompecabezas.
Entre la realización de múltiples tipos de inspecciones de vehículos (antes del viaje, después del viaje, etc.) y la actuación sobre los problemas de mantenimiento, los procesos de inspección pueden ocupar una parte importante del tiempo de un conductor y de un gestor de flotas.
Aquí van tres maneras de reducir el tiempo dedicado a completar los informes de inspección de vehículos, manteniendo o incluso mejorando la calidad del informe.
1. Sistematiza el proceso de inspección
Entrena a los conductores para que completen las inspecciones de vehículos de la misma manera, cada vez. El proceso de inspección se convertirá en algo habitual. Los conductores desarrollarán la misma rutina al realizar las inspecciones antes y después del viaje, estableciendo consistencia y repetibilidad. Implementar una rutina de inspección aumenta la eficiencia al tiempo que garantiza que los conductores se centran en los aspectos de la inspección del vehículo que la flota considera significativos.
Al crear un sistema para los procesos de inspección, desarrolla un manual de procedimientos y un programa de formación. Estudia el proceso de los conductores de la flota que actualmente realizan inspecciones consistentes y efectivas. Modela el manual y el programa de formación según tu rutina y tus técnicas. Los elementos que deben incluirse en el manual son las tareas, la frecuencia, el personal que realiza las tareas y los materiales necesarios utilizados.
Para evaluar la eficacia de los nuevos procesos de inspección, analice el coste global del programa, el coste de las reparaciones de los vehículos en comparación con los costes anteriores a la implantación del programa, así como el tiempo que los vehículos están en el taller en comparación con el tiempo anterior al nuevo programa.
2. No recortes en gastos
Forma y equipa a los conductores para que realicen inspecciones adecuadas y exhaustivas de los vehículos. Unas inspecciones más exhaustivas permiten a los conductores descubrir antes los problemas del vehículo. Esto garantiza que los vehículos pasen más tiempo en la carretera en lugar de volver al taller (y ahorra dinero en reparaciones reactivas).
Proporciona instrucciones específicas para cada punto en los formularios de inspección de vehículos y en las listas de comprobación. Esto elimina los errores o la mala interpretación de un punto.
Por ejemplo: Dado que «Comprobar los frenos» podría tener varios requisitos según el tipo de vehículo, incluye especificaciones que expliquen lo que el conductor debe hacer para ese vehículo específico. Si se incluyen instrucciones detalladas en el formulario, el conductor podrá utilizarlo como referencia durante el proceso de inspección. Esto también se relaciona con la sistematización del proceso y ayuda a garantizar la coherencia.
3. No utilices papel
La velocidad con la que se completan los informes de inspección de vehículos depende en parte de la rapidez con la que el conductor puede evaluar y escribir. Cuando surge un problema de mantenimiento, se añade más tiempo a medida que el conductor escribe una descripción (esperemos que exhaustiva) del fallo.
Utiliza formularios electrónicos para que los conductores puedan simplemente hacer clic en la lista de comprobación de la inspección. Una vez completado, el formulario se envía inmediatamente a las partes pertinentes, eliminando el tiempo de espera presente cuando el conductor debe transferir un informe de inspección en papel completado al gestor de la flota.
Si hay un problema en el vehículo, el conductor ya no tiene que dedicar tiempo a escribir una descripción o hacer un dibujo. En su lugar, el conductor puede tomar rápidamente una foto en un dispositivo móvil y seguir adelante. Cuando se utilizan formularios digitales, los datos de la inspección se almacenan automáticamente, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.
Aprende aún más sobre cómo prescindir del papel a la hora de la inspección de tus vehículos. Servirá para que descubras las 4 ventajas que tiene olvidarse del papel 😉