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Rellenar los formularios de inspección de vehículos de forma digital agiliza el proceso de inspección y reduce los dolores de cabeza. Te contamos cómo.
Comprueba las cuatro ventajas de cambiar los informes de inspección de vehículos en papel por los modernos informes de inspección electrónicos:
1. Ahorro de tiempo
La velocidad con la que se completan los informes de inspección de vehículos depende en parte de la rapidez con la que el conductor puede evaluar y escribir. Cuando surge un problema de mantenimiento, se añade más tiempo a medida que el conductor escribe una descripción (esperemos que exhaustiva) del fallo.
Con los formularios electrónicos, el conductor puede simplemente hacer clic en la lista de comprobación de la inspección. Una vez completado, el formulario se envía inmediatamente a las partes pertinentes, eliminando el tiempo de espera presente cuando el conductor debe transferir un informe de inspección en papel completado al gestor de la flota.
Si hay un problema en el vehículo, el conductor ya no tiene que dedicar tiempo a escribir una descripción o hacer un dibujo. En su lugar, el conductor puede tomar rápidamente una foto en un dispositivo móvil y seguir adelante. Cuando se utilizan formularios digitales, los datos de la inspección se almacenan automáticamente, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.
Entonces, ¿cuánto tiempo puede ahorrar esto realmente?
Tiempo dedicado a las inspecciones en papel
Supongamos que los conductores dedican una media de 7 minutos a rellenar los formularios de inspección previa al viaje y que un empleado dedica también unos 3 minutos a introducir manualmente un formulario de inspección previa al viaje en Excel, donde se almacenan los registros. Para una flota con 50 vehículos activos, se necesitarían más de 8 horas colectivamente para rellenar los formularios de inspección e introducir todos los formularios de inspección previa al viaje en Excel ese día. Este tiempo de entrada se duplica a más de 16 horas para una flota de 100 vehículos. Observa que estos tiempos de introducción no incluyen la introducción de las inspecciones posteriores al viaje u otras inspecciones requeridas.
Los formularios de inspección electrónicos eliminan la necesidad de introducir los datos manualmente y permiten a los conductores completar los informes de inspección más rápidamente. El tiempo que se dedica a escribir en los formularios de inspección o a introducir datos supone una pérdida de tiempo para centrarse en otros aspectos vitales de la flota, como actuar sobre cualquier elemento de inspección fallido.
2. Mejorar la comunicación
Los formularios electrónicos de inspección de vehículos eliminan el intercambio físico de papel entre los conductores y los gestores. Los formularios detallados se envían inmediatamente a las partes pertinentes una vez completados y se almacenan en línea. Los gestores de las flotas pueden ser notificados en tiempo real de un fallo en la inspección del vehículo.
Esto elimina el riesgo de que los formularios se pierdan o se dañen y la necesidad de almacenamiento físico, ya que los gestores de flotas pueden tener que guardar los informes originales de inspección de vehículos de los conductores durante varios meses o más.
La comunicación también mejora porque los conductores pueden hacer fotos de los elementos de inspección que no han pasado. Esto permite a los gestores de flotas visualizar mejor los problemas del vehículo sin tener que descifrar dibujos o descripciones apresuradas.
3. Ahorro de dinero
El coste de los formularios de inspección de vehículos en papel se va acumulando con el tiempo. El libro de registro de formularios de inspección cuesta de media 3 euros y le dura a un conductor aproximadamente un mes.
Estas estimaciones de costes sólo incluyen los costes de material (es decir, los formularios de registro). Cuando se utilizan formularios electrónicos, hay un ahorro monetario adicional en relación con la reducción de la mano de obra. El ahorro de mano de obra se debe a que los conductores dedican menos tiempo a los informes de inspección diarios. El tiempo ahorrado permite a los conductores y a los gestores de flotas dedicar más tiempo a otros aspectos de la flota, potencialmente con más valor añadido.
4. Extra: Reducir el impacto en el medio ambiente
Siempre es una ventaja añadida cuando un proceso que aumenta la eficiencia también reduce el impacto en el medio ambiente. No utilizar papel significa salvar árboles.
La transición inicial de los informes de inspección de vehículos en papel a los informes electrónicos puede suponer una ligera formación para el equipo de operaciones de su flota, pero la transición merece la pena para eliminar el papel, cumplir con la normativa y resolver los problemas inmediatamente.