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Los retos de la gestión de flotas se presentan de muchas formas. Para seguir el ritmo de un sector en constante evolución, es imprescindible que los gestores de flotas estén preparados con los mejores recursos.
Consejos para combatir los retos de la gestión de flotas
Ser gestor de flotas es a menudo un papel ingrato, pero es una función esencial para las organizaciones. La mejor manera de superar los retos de la gestión de flotas es aprovechar la tecnología, como el software y las aplicaciones móviles.
Los gestores de flotas deben mantener una flota eficiente, segura y productiva. Esto incluye la gestión del mantenimiento, el consumo de combustible y otros gastos de la flota, al tiempo que se garantiza que los conductores tengan los vehículos y el equipo necesarios para realizar sus tareas.
A veces, se trata más de los recursos que te faltan que de los que posees. Tres de las soluciones más importantes que los gestores de flotas suelen necesitar más son la visibilidad, la automatización y la tecnología. En este post, desglosamos 10 formas de superar los retos de la gestión de flotas.
1. Sustituye los procesos anticuados
Vivimos y trabajamos en la era digital y las soluciones para tu flota no deberían ser diferentes. Cuando se trata de la gestión de flotas, los métodos que elijas para desplegar a menudo dictarán el éxito.
Durante años, los gestores de flotas han recurrido a formularios y facturas en papel, a complejas hojas de cálculo y a desordenadas pizarras blancas para hacer un seguimiento de su flota. Puede que incluso los utilices hoy, pero cada uno de ellos presenta un conjunto único de problemas.
Los procesos en papel, como los formularios de inspección de vehículos, tardan en ser entregados a mano por los conductores y son susceptibles de cometer errores y de que se les pase el lápiz. Aunque las hojas de cálculo tienen valor para ciertos aspectos de la gestión de flotas, pueden ser engorrosas e ineficientes cuando se trata de gestionar múltiples conjuntos de datos. Las pizarras son estupendas para anotar cosas y crear diagramas de flujo visuales, pero no son óptimas para recodificar y actualizar datos masivos.
Estas medidas anticuadas no son ni mucho menos tan eficaces o eficientes como el software y las aplicaciones móviles. Un software de gestión de flotas fiable también es escalable, intuitivo y proporciona un retorno de la inversión.
2. Añade a tu cinturón tecnológico
Lo recursos limitados son un verdadero obstáculo para tu capacidad de gestionar eficazmente tu flota. Entonces, ¿cómo puedes vencer estos retos de la gestión de flotas? Eres tan bueno como las herramientas que tienes a tu disposición.
No hace falta que seas el Tim «El Hombre Herramienta» Taylor de la tecnología, pero emparejar la tecnología de la flota con un software capaz es un gran comienzo. El software puede utilizarse como una base de datos esencial para almacenar, acceder de forma segura y analizar los datos de tu flota. Pero las funciones no acaban ahí. Algunos tienen la funcionalidad de integrarse perfectamente con otras soluciones en las que confías.
Por ejemplo, muchas organizaciones utilizan las tarjetas de combustible de las flotas para una serie de comodidades. Las tarjetas de combustible facilitan la recopilación de datos de consumo de combustible al instante, en lugar de tener que esperar a que los conductores presenten o entreguen en mano los recibos, que pueden perderse o dañarse fácilmente.
Intentar gestionar por sí solo toda una flota de activos sin la ayuda de la tecnología te dejará frustrado, con demasiados compromisos y luchando contra una batalla difícil. Cuando tengas la oportunidad de mejorar la eficiencia y ofrecer tranquilidad, ¡aprovéchala!
3. Seguimiento de vehículos y equipos
Una de las mejores formas de obtener visibilidad de tu flota es mediante el seguimiento por GPS o los dispositivos telemáticos. El seguimiento de la ubicación de tus vehículos y equipos es una forma estupenda de comprobar que tus conductores se mantienen en sus rutas y siguen siendo productivos.
Los dispositivos telemáticos también se integran con determinados programas de gestión de flotas. Al igual que las tarjetas de combustible, los datos se transmiten instantáneamente desde el vehículo a tu panel de control del software. Esto te permite controlar casi todos los aspectos de tu operación desde una única plataforma.
Los gestores de flotas pueden recibir en tiempo real las lecturas del cuentakilómetros, controlar el comportamiento del conductor y recibir notificaciones cuando se inician los códigos de avería DTC. A partir de ahí, puedes tomar las medidas necesarias para solucionar los problemas en tiempo real y evitar el tiempo de inactividad.
4. Agiliza tu proceso de mantenimiento
El mantenimiento es esencial para maximizar la vida útil de tus activos móviles y toda flota debería saber cuánto gasta en él. Con el software de gestión de flotas, puedes hacer un seguimiento del historial de mantenimiento por partidas de cada activo móvil y elaborar informes para descubrir las tendencias de los costes.
Pero no basta con controlar los gastos de mantenimiento de tu flota. Desarrollar y llevar a cabo programas de mantenimiento preventivo también es fundamental para que tus activos sigan funcionando.
Los recordatorios de mantenimiento pueden configurarse en función de las recomendaciones de intervalo del fabricante del vehículo (kilometraje, km o tiempo) o del periodo de tiempo que prefieras que transcurra entre servicios. Las notificaciones pueden automatizarse para que las recibas directamente en tu bandeja de entrada en el momento adecuado para tomar medidas y programar el mantenimiento.
5. Cumplir los presupuestos calculando el coste total de propiedad (TCO)
Sea cual sea el sector, tu flota debe ajustarse a un presupuesto. Las limitaciones de capital pueden frenar a los gestores de flotas, pero si conoces tus números, puedes tomar decisiones rentables.
Intentar navegar por tu presupuesto y gestionar los gastos puede ser un reto, especialmente con tantas variables a tener en cuenta. Para afrontarlo mejor, debes identificar el verdadero TCO de tu activo móvil. El CTP de un vehículo se compone de costes fijos y variables.
Los costes variables incluyen, entre otros, los siguientes:
- Combustible
- Mantenimiento
- Piezas y mano de obra
- Peajes
Los costes fijos incluyen, entre otros, los siguientes:
- Impuestos y tasas
- Licencias/Permisos
- Pagos de préstamos/arrendamientos
- Seguros
- Matrículas
- Depreciación
El software de gestión de flotas puede desglosar el CTP a nivel de coste por kilómetro, lo que resulta útil para determinar la eficiencia de tus vehículos y equipos. Puedes aprovechar el coste por kilómetro de tus activos móviles para ayudar a determinar una estrategia de sustitución óptima y sacar el máximo partido a tu inversión.
6. Automatiza la entrada de datos y la elaboración de informes
Con tantas funciones que hay que gestionar, pasarse los días introduciendo datos es un mal uso de tu precioso tiempo. Probablemente no sea posible automatizar completamente todos los datos que necesitas, pero con el software de gestión de flotas puedes acercarte.
Ya hemos hablado de cómo las integraciones pueden extraer datos al instante y de cómo el software puede calcular automáticamente los gastos para determinar los costes de propiedad por vehículo. La elaboración de informes es otra característica importante a tener en cuenta.
Una vez que hayas recogido tus datos, necesitas una solución que organice y visualice tus métricas de forma concisa y digerible. Los informes configurables agregan todas tus métricas, facilitando el análisis y compartiendo esas conclusiones con otras partes interesadas (por ejemplo, tu jefe o propietario). Los informes pueden generarse con unos pocos clics y programarse para ser enviados a tu bandeja de entrada.
7. Mejora la comunicación para evitar cuellos de botella
El impacto global de la COVID-19 aún está por determinar, pero ha puesto en primer plano el trabajo a distancia. Muchos gestores de flotas han tenido que adaptarse a trabajar desde casa por primera vez. Para algunos puede ser un reto mantener la concentración en medio de un montón de distracciones.
Sin embargo, es posible tener éxito a distancia, pero la dinámica más importante es la comunicación. Tu equipo está disperso a lo largo del día y algunos supervisan una flota en varios lugares. Debes proporcionar medios para que tus conductores te comuniquen los problemas de la manera más eficiente.
Sin duda, su teléfono móvil será una herramienta importante para comunicarse. Asegúrate de que todos tus conductores tienen tu información de contacto y no se alejan de tu dispositivo en todo momento de la jornada laboral. Además, las aplicaciones móviles proporcionan un medio para gestionar tu flota desde cualquier lugar, al tiempo que permiten a tu equipo cargar información de forma instantánea.
Incluso cuando vuelvas a tu entorno de trabajo tradicional, comprometerte a sobrecomunicarte evitará la falta de comunicación y mejorará los flujos de trabajo tanto para tu equipo como para los proveedores de servicios y los vendedores.
8. Poner en práctica y hacer cumplir las políticas
Continuando con el enfoque en tu equipo, debes tener políticas establecidas para que las sigan. Equilibrar las tareas de gestión de activos y de un equipo es un equilibrio delicado que requiere directrices.
Sé directo con tus expectativas y transparente con cualquier actualización. El protocolo de seguridad debe exponerse activamente (pancartas, carteles, etc.) donde tu equipo pueda verlo fácilmente. Estandarizar y hacer cumplir las políticas garantiza la protección de tu flota y el cumplimiento de la normativa.
En cuanto a las inspecciones, considera la posibilidad de utilizar los informes electrónicos de inspección de vehículos de los conductores (eDVIR). Estos cómodos eDVIR pueden completarse en el dispositivo móvil del conductor, son más eficientes y precisos que otros formularios.
Además, puedes hacer un seguimiento y revisar las inspecciones de los vehículos y solicitar detalles como fotos para ayudar a identificar los problemas. Esto te permite identificar los problemas inmediatamente y tomar las medidas necesarias para resolverlos.
9. Mantente al día sobre las tendencias y las mejores prácticas del sector de las flotas
La tecnología y la movilidad de las flotas han experimentado una enorme revolución. La capacidad de entender los nuevos avances tecnológicos y aplicarlos a tu operación te mantendrá preparado.
Algunos de los temas más populares son el estado de los vehículos autónomos, la ciberseguridad y los camiones eléctricos, entre otros. También querrás tener acceso a guías y mejores prácticas que puedas aplicar a tu flota.
10. Busca un buen proveedor de software de flotas
No todos los programas de gestión de flotas son iguales.
Ya sea el seguimiento de tus activos y gastos o la gestión de tus flujos de trabajo de mantenimiento, tenemos las capacidades necesarias para prepararte para cualquier resultado.