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Para las flotas de servicios, las averías de los vehículos no son una opción. Debes ser capaz de servir a tus clientes en el horario previsto sin contratiempos.
No acudir a las citas de los clientes o completar con éxito las entregas supone una pérdida de ventas y puede costar a las flotas hasta 760 dólares por vehículo y día, por lo que evitar el tiempo de inactividad de los vehículos es de máxima prioridad. El tiempo de actividad se basa principalmente en dos cosas: (1) inspecciones consistentes de los vehículos y (2) procesos de mantenimiento eficientes.
Inspecciones de vehículos
Las inspecciones no sólo son exigidas por la autoridad competente, ayudan a evitar multas por defectos en los vehículos y mejoran la seguridad de los mismos, sino que también evitan averías inesperadas. Realizar inspecciones minuciosas de los vehículos con regularidad te permite ser más proactivo en el mantenimiento de los mismos, lo que te permite identificar e informar de cualquier problema del vehículo antes de que se convierta en un problema mayor.
Aunque los formularios de inspección en papel son mejores que nada, el uso de formularios electrónicos de inspección de vehículos tiene grandes ventajas que pueden ayudarte a reducir aún más el tiempo de inactividad del vehículo.
Una de las ventajas de los formularios electrónicos es que los conductores pueden completar las inspecciones de forma más exhaustiva, lo que evita que se les pase el lápiz. Puedes adjuntar automáticamente a los formularios electrónicos de inspección una ubicación y una duración de la realización para confirmar que los conductores se encuentran en el vehículo durante la inspección y dedican tiempo a considerar cada elemento. Con los formularios en papel, los conductores podrían marcar apresuradamente todos los puntos como «aprobados» y pasar totalmente por alto los problemas que más tarde podrían provocar una avería.
Los formularios electrónicos también te ayudan a agilizar el proceso de resolución de problemas. En primer lugar, los formularios electrónicos son más rápidos de cumplimentar que los de papel: las flotas afirman haber ahorrado un 65% de su tiempo en las inspecciones. En segundo lugar, una vez que se identifica un problema en un formulario de inspección, se envía inmediatamente a las partes pertinentes que pueden empezar a tratar el problema. Esto, a su vez, te ayuda a que tus vehículos vuelvan a la carretera más rápidamente. Sin embargo, cuando se utilizan formularios en papel, el proceso de resolución de problemas no puede ni siquiera comenzar hasta que puedas localizar los formularios de los conductores. Como tus conductores están en constante movimiento, esto suele añadir un tiempo considerable al proceso, especialmente si los formularios se pierden.
Además, los formularios electrónicos permiten mejorar la organización y la recogida de datos. En lugar de tener que introducir manualmente los datos de las inspecciones a partir de formularios en papel, las inspecciones electrónicas se almacenan digitalmente. Tienes más datos a tu alcance, lo que te permite identificar más fácilmente las tendencias y predecir o evitar potencialmente que se produzcan problemas similares en el vehículo en el futuro.
Procesos de mantenimiento eficientes
La realización de inspecciones minuciosas es una pieza importante para reducir los tiempos de inactividad inesperados. La segunda, posiblemente una pieza aún más importante, es establecer un proceso de mantenimiento eficaz. ¿De qué sirve identificar los problemas del vehículo si no tienes un proceso para resolverlos?
Puede ser difícil saber por dónde empezar a la hora de crear o mejorar los procesos de mantenimiento de tu flota. Hemos descrito los pasos a tener en cuenta para un proceso de mantenimiento eficaz de tu flota de servicios.
Paso 1: Identifica lo que ves o sabes
Este paso tiene dos vertientes: identificar lo que sabes o encuentras sobre un activo y comunicarlo a las personas adecuadas. Las lecturas frecuentes de los contadores son cruciales para el mantenimiento preventivo y para dirigir tu estrategia de mantenimiento. El mantenimiento correctivo incluye el mantenimiento de averías y el mantenimiento correctivo programado. El mantenimiento programado es un elemento clave para reducir el tiempo de inactividad, ya que puedes programar estratégicamente una reparación cuando sea conveniente para tu negocio, mientras sigues visitando a los clientes o completando las entregas mientras tanto.
Paso 2: Planifica lo que tienes que hacer
Lo importante que debes tener en cuenta en la fase de planificación es asegurarte de que estás resolviendo el problema correcto. La cuestión que necesita atención inmediata, como un neumático desgastado, puede no ser el verdadero problema de fondo. Una planificación de calidad conduce a un trabajo de calidad, lo que permitirá aumentar la productividad y reducir el tiempo de inactividad.
Paso 3: Programar cuándo se hará el trabajo
El objetivo final aquí es maximizar el éxito de tu planificación. Si el trabajo se programa pero no se completa realmente, se añadirá al siempre creciente retraso. Esto significa más trabajo y más tiempo de inactividad.
Una buena regla general es la del 80:20: aproximadamente el 80 por ciento del tiempo de un técnico debe asignarse al trabajo programado y el 20 por ciento restante a la administración y las reparaciones imprevistas.
Programar todo con antelación te ayudará a estar preparado para la semana siguiente y a evitar que los activos estén parados en el taller.
Paso 4: Ejecutar el trabajo
Un buen proceso de mantenimiento permite a los técnicos hacer el trabajo bien a la primera. De lo contrario, cuanto más tiempo pase un activo en el taller, más tardará en volver a la carretera. Tu objetivo debe ser:
- Asegurarte de que el personal recibe la formación adecuada y está equipado para realizar las tareas que se le asignan, o si subcontratas, verificar la calidad del trabajo de tus proveedores
- Crear instrucciones de trabajo de alta calidad que definan claramente el trabajo que hay que realizar y las repercusiones si no se completa con precisión
- Supervisar el trabajo visitando periódicamente a tus mecánicos o proveedores de servicios de mantenimiento (si están incluidos en tu contrato)
Paso 5: Seguimiento tras la finalización del trabajo
Aunque las reparaciones se hayan completado, el trabajo no termina ahí. El siguiente paso es mantener registros precisos, para saber cómo mejorar y evitar que se repitan los errores en el futuro.
Las órdenes de trabajo detalladas te permitirán registrar toda la información relevante sobre una reparación para determinar el tiempo de inactividad real, los costes y mucho más. Esto hará que los equipos sean más fiables y, por tanto, que haya menos averías inesperadas, y que se planifiquen con precisión los tiempos de las tareas, lo que permitirá aumentar el tiempo de actividad y mejorar la calidad de las instrucciones de trabajo.
Paso 6: Medir el trabajo
Ya tienes los datos, así que úsalos Saca el máximo partido a tu dinero y actúa inmediatamente sobre las discrepancias u oportunidades, como la duración de las tareas, los pasos de trabajo fuera de secuencia, las necesidades de mano de obra con recursos insuficientes o excesivos, etc., para perfeccionar tu proceso.
Tus clientes esperan la excelencia de tu servicio, que incluye el funcionamiento de los vehículos de tu flota No te conformes con menos. Optimiza las inspecciones de tus vehículos y los procesos de mantenimiento para mantener activos sanos y reducir el tiempo de inactividad de tu flota de servicios.