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¿No estás totalmente convencido de si tu empresa necesita un software de gestión de flotas específico? ¿No estás 100% seguro de lo que haces o cómo funciona?
Lo básico
La gestión de flotas es el término que engloba la forma de optimizar las operaciones diarias de tu flota de furgonetas, camiones, autobuses o coches.
Un sistema de gestión de flotas por GPS conlleva varios procesos importantes. En primer lugar, está la captura de datos importantes. Por ejemplo, la ubicación, el rendimiento del conductor o el estado del vehículo. Luego está el análisis y la interpretación de esos datos, que permiten tanto a los conductores como a los gestores de flotas tomar decisiones significativas para mejorar.
En última instancia, los sistemas de gestión de flotas proporcionan a los gestores la información y las herramientas que necesitan para mejorar las operaciones. Por ello, los sistemas de gestión de flotas pueden satisfacer toda una serie de objetivos, ya sea para reducir los costes, minimizar las emisiones, mejorar la seguridad o mejorar la experiencia del cliente.
Los componentes
Hay varios componentes clave que se unen para formar un sistema de gestión de flotas.
- El hardware: Un dispositivo de caja negra que se instala de forma encubierta en el vehículo y que se conecta al módulo de control del motor.
- Software del vehículo: El hardware instalado en el vehículo recoge diferentes puntos de datos sobre el rendimiento del vehículo, como el tiempo de encendido y el ralentí, y sobre el comportamiento del conductor en la carretera, como la conducción agresiva.
- Software de gestión: Una plataforma basada en la nube que interpreta todos los datos recogidos para producir información significativa y procesable sobre tu flota y tus conductores. Puedes utilizar estos datos para impulsar mejoras que se basan en las estadísticas de campo.
Un ejemplo
Una empresa de reparación e instalación de ámbito nacional decide instalar un sistema de gestión de flotas en su flota de 400 furgonetas. En particular, su objetivo es mejorar la responsabilidad de la seguridad en las carreteras durante los trabajos remotos, aumentar la satisfacción de los clientes al conseguir que un técnico llegue al lugar más rápidamente y minimizar los costes generales asociados a una mala gestión del flujo de trabajo.
Todas las furgonetas están equipadas con un software de seguimiento, que incluye sensores de vehículos, hardware de cabina y una interfaz para que los gestores puedan ver toda la actividad rastreada en tiempo real.
Ahora, cuando los conductores salen a la carretera, se les avisa de cualquier comportamiento inadecuado al volante y pueden corregirlo inmediatamente. El exceso de velocidad se reduce en un 35%, lo que protege la propiedad y la reputación de la empresa, además de garantizar que la flota esté mejor representada en la carretera.
En la oficina, al poder ver dónde están los vehículos en todo momento desde una sola interfaz, el gestor de la flota puede asignar mejor los recursos disponibles a los nuevos trabajos, minimizando el tiempo de desplazamiento y, en última instancia, haciendo caber más trabajos en un solo día. Los comentarios positivos de los clientes aumentan de repente.
Y el ahorro de costes se acumula. En cuatro años, el director de adquisiciones y compras calcula que el sistema ha ahorrado a la empresa más de 750.000€ al reducir prácticas costosas como el exceso de ralentí y los programas de mantenimiento de los vehículos incoherentes.
Este ejemplo es sólo una muestra de las posibilidades que ofrece un software de gestión de flotas por GPS. Cada empresa es única, y su solución ideal debe serlo también.
Veamos algunas ventajas clave que son posibles con un sistema de gestión de flotas personalizado.
Las ventajas
Aumentar la visibilidad
Los gestores pueden acceder a su cuenta en cualquier momento y desde cualquier dispositivo móvil para ver lo que hacen sus conductores y vehículos en tiempo real. Pueden comprobar dónde se encuentran, cuánto combustible están utilizando, si el conductor va con exceso de velocidad, si el vehículo necesita una revisión, y mucho más. La elaboración de informes históricos también es sencilla y permite a los gestores identificar tendencias o problemas a gran escala.
Mejorar el servicio al cliente
Cuando toda tu flota está delante de tus ojos, es fácil agilizar sus procesos y dejar a los clientes contentos. Significa que se reduce la falta de comunicación, se reducen los retrasos por culpa de los conductores que se pierden y se incrementa la capacidad de mantener a los clientes informados.
Mejorar la seguridad
Tu obligación es proteger a tus conductores y a los demás usuarios de la carretera. Un sistema de gestión de flotas puede hacer de todo, desde hacer sonar una alerta en la cabina si tu conductor supera el límite de velocidad, hasta indicarles cuándo es el momento de hacer una parada de descanso. También puedes recibir alertas cuando es el momento de realizar una revisión y minimizar los comportamientos que se sabe que causan un mayor desgaste, como el frenado brusco.
Reducir costes
Es difícil negar las muchas maneras en que un sistema de gestión de flotas por GPS te hará ahorrar dinero. Desde la reducción del consumo de combustible hasta la prevención del uso no autorizado fuera de las horas de trabajo, pasando por el dimensionamiento correcto de su flota, la mayoría de las empresas ahorran un 15% de sus costes totales de media mediante la instalación de un sistema de gestión de flotas.