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Muchas personas se incorporan a la gestión de flotas con un programa completo de mantenimiento e inspección ya definido y, sobre todo, rodado. Otros se encuentran con que su nuevo trabajo tiene un programa desordenado, en el mejor de los casos, y en el peor, ningún programa a la vista.
En cualquier caso, un gestor de flotas recién nombrado debería dar un paso atrás y realizar una evaluación independiente para determinar si el programa de mantenimiento e inspección de una flota está, de hecho, configurado para mantener eficazmente los vehículos y equipos actuales de la empresa.
Si es necesario establecer un nuevo programa, sigue este proceso de tres pasos para asegurarte evitar tiempos de inactividad inesperados y costes reactivos.
Paso 1: Investiga los programas actuales de mantenimiento de la flota
Lee el programa de inspección y mantenimiento recomendado por el fabricante. Estas normas pueden variar de un vehículo a otro, así que asegúrate de consultar el manual del conductor de cada uno. Cuando se instalan varios componentes únicos del fabricante en el vehículo, cada uno con sus propios programas de mantenimiento, asegúrate de explorarlos también. Ten en cuenta que algunos programas se basan en el tiempo (día, semana o mes), mientras que la mayoría de los programas se basan en las horas de funcionamiento o el kilometraje. Haz esto para todos los vehículos de tu flota.
Cada pieza de equipo que la empresa compra y añade a cada vehículo de la flota tiene un programa de mantenimiento. Este paso puede llevar mucho tiempo, pero sin duda dará sus frutos si se hace bien.
La última parte del primer paso requiere que reúna lo siguiente para cada vehículo de la flota:
- Edad actual en semanas y/o meses
- Kilometraje actual
- Total de horas de funcionamiento
Paso 2: Crear un calendario
Utilizando un calendario completo de 12 meses (ya sea físico o digital), traza libremente cada tarea de inspección y mantenimiento (o programa de tareas) para todos los vehículos. Ten en cuenta que hay un punto en el que las inspecciones y el mantenimiento programado comienzan a repetirse.
En el mismo calendario, aplica los puntos de datos para todos los equipos de su flota. Debes ignorar las variaciones reales de kilometraje y horas que se producen en el funcionamiento normal y utilizar los promedios de cada pieza de equipo que hayas observado a lo largo de su historia.
En el caso de un equipo sencillo, como un ventilador, el mantenimiento programado puede tener sólo un paso que se repite una y otra vez. Los vehículos, obviamente, tendrán flujos de trabajo más complejos.
El plan te mostrará picos y valles en la actividad de mantenimiento. Como todavía estás en la fase de planificación, tienes libertad para ajustar el día en que se realizará el servicio. El objetivo general es determinar las horas necesarias, el espacio necesario en el taller y la disponibilidad de piezas.
Paso 3: Ejecutar el programa de mantenimiento de su flota
Ahora es el momento de crear el calendario de trabajo a partir del cual ejecutarás realmente las tareas que has investigado y marcado en el calendario de planificación. Este puede ser un calendario físico o gestionado digitalmente en un sistema de gestión de flotas. Si se utiliza un sistema de gestión de flotas, los recordatorios por correo electrónico de las próximas tareas de mantenimiento e inspección son una gran ventaja.
Manten los calendarios de planificación y programación separados para poder compararlos. El plan nos muestra lo que debería y podría suceder, mientras que el calendario nos muestra lo que está sucediendo en tiempo real.
Debido al mantenimiento no programado y al tiempo de inactividad, así como a los periodos de poco o excesivo uso, puede haber una divergencia de tareas entre el plan y el calendario. El tercer paso está orientado a la acción y es dinámico en función de la utilización real de la flota, así que deberás ser flexible.
En la mayoría de los casos, el programa de mantenimiento e inspección que se hereda en una nueva función de gestión de flotas necesitará algunas mejoras.
Los tres pasos descritos aquí son extremadamente sencillos, pero sientan unas bases que te darán tranquilidad y permitirán que tus vehículos y activos reciban la atención que necesitan, eliminando así los costes de mantenimiento reactivo y el tiempo de inactividad de los vehículos.